Επιμέλεια: Μαρία Γκουρτσιλίδου
Οι ευθύνες που έχουν οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων είναι πολλές. Κυρίως το μεγαλύτερο βάρος πέφτει στον τομέα των οικονομικών. Γι΄ αυτό ακριβώς το λόγο οι σωστοί τρόποι διαχείρισης των εσόδων και εξόδων μπορούν να οδηγήσουν μία επιχείρηση στην επιτυχία ή στην αποτυχία.
Για να μπορέσει ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης να βάλει σε τάξη τα έσοδα και τα έξοδα θα πρέπει πρώτα να τα έχει υπολογίσει. Χρήσιμο θα ήταν να βρει αποτελεσματικούς τρόπους για να παρακολουθεί τα έξοδα και να εντοπίζει δαπάνες τις οποίες μπορεί να μειώσει.
Παρακάτω ακολουθούν μερικοί έξυπνοι τρόποι, οι οποίοι μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαχειριστούν τα έξοδα της επιχείρησής τους.
-Χρησιμοποιήστε λογισμικό για την παρακολούθηση των εξόδων
Πριν από οτιδήποτε άλλο, θα πρέπει να γνωρίζετε που ακριβώς πηγαίνουν τα χρήματα της επιχείρησής σας. Καλό θα ήταν να παρακολουθείτε σε τακτική βάση τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Ωστόσο, αυτό δεν αρκεί! Επίσης, θα διαπιστώσετε ότι ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο και σίγουρα δεν έχετε καιρό για χάσιμο.
Υπάρχουν καταπληκτικές επιλογές λογισμικού, οι οποίες μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τα έξοδα. Μερικές από αυτές περιλαμβάνουν ολοκληρωμένο λογιστικό λογισμικό, ενώ κάποιες άλλες παρέχουν λιγότερες δυνατότητες παρακολούθησης δαπανών. Το σίγουρο είναι ότι μπορείτε να διαλέξετε εκείνο το λογισμικό που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας.
- Διαχωρίστε τα προσωπικά σας έξοδα από εκείνα της επιχείρησής σας
Όσο και αν φαίνεται λογικό, είναι κάτι που κάνουν πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Μην χρησιμοποιείτε τα προσωπικά σας χρήματα (μετρητά, κάρτα ή PayPal) για οποιεσδήποτε αγορές που σχετίζονται με την επιχείρηση. Ομοίως, δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την επιχείρησή σας για να χρηματοδοτήσετε τις προσωπικές σας ανάγκες. Αυτά τα πράγματα πρέπει να διαχωρίζονται αυστηρά.
Οι λόγοι είναι δύο:
1. Δεν θα είστε σε θέση να παρακολουθείτε με ακρίβεια ακριβώς πόσα χρήματα ξοδεύετε για κάποια συγκεκριμένη δαπάνη της επιχείρησής σας αφού δεν θα έχετε χωριστές αποδείξεις. Αυτό είναι φρικτό για τον προϋπολογισμό και μπορεί να επιφέρει σύγχυση.
2. Θα έχετε μια δύσκολη περίοδο κατά την καταβολή της φορολογίας σας αφού δεν θα είστε σε θέση να αναφέρετε με ακρίβεια τα κέρδη σας, ενώ ταυτόχρονα δεν θα παρακολουθείτε τα έξοδά σας.
- Αποθηκεύστε τις αποδείξεις σας
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να έχετε συγκεντρωμένες τις αποδείξεις της επιχείρησής σας. Ένας από αυτούς είναι η περίπτωση φορολογικού ελέγχου από κάποιο κρατικό όργανο. Πρόκειται για μία δυσάρεστη διαδικασία, η οποία όμως μπορεί να γίνει πιο εύκολη εάν έχετε φροντίσει να είστε οργανωτικοί.
Όταν αποθηκεύετε τις αποδείξεις σας, θυμηθείτε να σημειώσετε ποιος ακριβώς ήταν ο σκοπός της αγοράς. Οι λόγοι αυτοί συνήθως περιλαμβάνουν:
- Επαγγελματικά ταξίδια (ταξί, Uber, κλπ)
- Ψυχαγωγία (συμπεριλαμβανομένων των τροφίμων)
- Εξοπλισμό γραφείου και προμήθειες
- Συνδρομές σε Ενώσεις
- Φιλανθρωπικές εισφορές
Για να μην κρατάτε όλες αυτές τις αποδείξεις σε κάποιο κουτί καλό θα ήταν μέσω του λογισμικού που χρησιμοποιείτε να τις σκανάρετε.
- Χρησιμοποιήστε οικονομικές καταστάσεις και εκθέσεις
Με βάση το λογισμικό τιμολόγησης, μπορείτε να δημιουργήσετε εβδομαδιαίες και μηνιαίες οικονομικές εκθέσεις για να έχετε τον έλεγχο των δαπανών και των εσόδων σας. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να δημιουργήσετε μηνιαίους, τριμηνιαίους και ετήσιους προϋπολογισμούς με βάση τις προηγούμενες δαπάνες σας.
Ωστόσο, θα πρέπει επίσης να εξοικειωθείτε με τα πιο σημαντικά οικονομικά έγγραφα. Αυτά είναι:
Έγγραφο ταμειακών ροών: Το έγγραφο αυτό σας βοηθά να μετρήσετε τόσο τις επενδύσεις σας και τη χρηματοδότησή σας όσο και τις λειτουργικές δραστηριότητες. Αυτό σας δείχνει πόσα χρήματα ρέουν μέσα και έξω από την επιχείρησή σας για οποιαδήποτε συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Έγγραφο ζημιών και κερδών: Αυτό το σημαντικό έγγραφο σας βοηθά να επανεξετάσετε όλα τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησής σας γρήγορα.
Έγγραφο περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και ιδίων κεφαλαίων των μετόχων: Αυτό το έγγραφο σας παρέχει μία ακριβή εικόνα της επιχείρησής σας ανά πάσα στιγμή.
-Μην χρονοτριβείτε
Η αναβλητικότητα είναι πραγματικά ένα πρόβλημα που συναντάται σε πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Όταν έχετε ένα έξοδο, θα πρέπει να το καταγράψετε το συντομότερο δυνατόν, ώστε να μην χρειάζεται να μαζεύετε στο γραφείο σας ένα «βουνό» από αποδείξεις. Εξίσου γρήγοροι θα πρέπει να είστε και όταν στέλνετε τα τιμολόγιά σας. Αν δεν στείλετε τα τιμολόγιά σας εγκαίρως, τότε μπορεί να καταλήξετε να έχετε μικρές ή μεγάλες καθυστερήσεις στην πληρωμή τους και μειωμένη ροή μετρητών στο τέλος του μήνα.
-Περικόψτε τις δαπάνες, όπου είναι δυνατόν
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να περικόψετε τις δαπάνες είναι να δείτε ποιες είναι πιο ευέλικτες. Για παράδειγμα, ενώ ο καφές φαίνεται να είναι μια απόλυτη αναγκαιότητα στην εργασία, δεν είναι απαραίτητο να προμηθεύεστε κάποια ιδιαίτερα ακριβή μάρκα καφέ. Ομοίως, και ο εξοπλισμός του γραφείου σας μπορεί να είναι ελαφρώς μεταχειρισμένος ή παλιός, αλλά από τη στιγμή που είναι σε καλή κατάσταση δεν χρειάζεται να αντικατασταθεί αυτή τη στιγμή. Επιπλέον, μπορείτε να μειώσετε τις δαπάνες, ζητώντας εκπτώσεις για τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα που χρησιμοποιείτε ήδη. Θα εκπλαγείτε από τον αριθμό των επιχειρήσεων που είναι πρόθυμες να κάνουν εκπτώσεις στους πιστούς πελάτες τους.
*Αυτό το άρθρο δημοσιεύεται σε συνεργασία με το CEOWORLD magazine
