Πρόσφατη έρευνα της εταιρείας παροχής χώρων γραφείων Regus δείχνει ότι σχεδόν το 50% του εργατικού δυναμικού παγκοσμίως εργάζεται εξ΄ αποστάσεως τις μισές ημέρες της εβδομάδας. Πολλές φορές συμβαίνει να συνεργάζεστε με ανθρώπους που δεν έχετε ειδωθεί ποτέ από κοντά.
Η Κατερίνα Μάνου, Γενική Διευθύντρια της Regus για τα Βαλκάνια, προτείνει σε επαγγελματίες που χρειάζεται να εργαστούν εκτός γραφείου 7 τρόπους για να είμαστε πιο παραγωγικοί.
1. Αποκτήστε ηλεκτρονική επαφή με όλη την ομάδα.
Όπου και αν βρίσκεστε είναι καλό να υπάρχει επαφή μέσω καθημερινών virtual συναντήσεων. Αυτό κρατά την ομάδα ενωμένη και της θυμίζει συνεχώς τον κοινό στόχο. Επιπλέον η συχνή επαφή δίνει το σήμα στην διοίκηση και στους συνεργάτες πως ενώ δεν είστε εκεί, εξακολουθείτε να εργάζεστε και να κάνετε την δουλειά σας.
2. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που προσφέρει η τεχνολογία για να οικοδομήσετε εμπιστοσύνη
Δοκιμάστε να κρατάτε συνεχώς ανοικτό ένα παράθυρο συνομιλίας ή την κάμερα σας. Να είστε διαθέσιμοι στα messenger apps που χρησιμοποιείτε. Με αυτόν τον τρόπο θα είστε πάντα παρόντες σαν να εργαζόσασταν στο διπλανό γραφείο με την ομάδα σας. Μπορείτε να θέτετε ερωτήσεις ή νέες ιδέες οικοδομώντας έτσι την εμπιστοσύνη. Η σε τακτά χρονικά διαστήματα ενημέρωση της ομάδας, μέσω ενός συστήματος αναφορών (reporting) για την πρόοδο κάποιου έργου, βοηθάει επίσης πολύ στην ομαλή πορεία της εργασίας.
3. Δώστε σε κάθε μέλος της ομάδας την ευκαιρία να χρησιμοποιεί έναν επαγγελματικό και άνετο χώρο εργασίας όπου και αν βρίσκονται.
Εργασία από απόσταση δεν σημαίνει εργασία από το σπίτι ή από κάποιο καφέ. Υπάρχει πλέον η δυνατότητα να εργάζεται κανείς σε επαγγελματικούς χώρους, πολύ οικονομικά, με όλες τις ανέσεις και με απόλυτη ησυχία για να προχωρήσει την εργασία του. Για παράδειγμα η κάρτα Business World δίνει το δικαίωμα χρήσης γραφείου όποτε και για όσο χρόνο το χρειάζεσθε σε ολόκληρο το δίκτυο της Regus.
4. Να ακολουθείτε αυστηρά τις διαδικασίες του έργου και τους στόχους
Για να μην απομονώνονται οι άνθρωποι όταν εργάζονται εξ’ αποστάσεως, είναι ζωτικής σημασίας να ακολουθούνται αυστηρές λειτουργικές διαδικασίες. Λειτουργίες, όπως διαδικασίες προς υπογραφή, σημεία ελέγχου της ποιότητας και καθημερινοί στόχοι θα πρέπει πάντα να τηρούνται αυστηρά.
5. Συναντηθείτε πρόσωπο με πρόσωπο
Όταν πρέπει, κανονίστε μια συνάντηση της ομάδας σας, στην οποία θα παρευρίσκονται όλοι ώστε για να γνωρισθούν από κοντά, είτε αυτό λέγεται συνάντηση στρατηγικού σχεδιασμού ή απλά μια ημέρα εκτός γραφείου. Βρείτε το σημείο συνάντησης που είναι πιο βολικό για όλη την ομάδα αντί να αναγκάζετε όλους να επισκεφθούν τα κεντρικά γραφεία.
6. Δημιουργήστε ομαδικό πνεύμα
Οργανώστε μια εβδομαδιαία συνεδρία online gaming, διοργανώστε ένα παιχνίδι μέσω Skype ή απλά να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία άμεσων μηνυμάτων με στόχο τόσο να προχωράει η εργασία αλλά και να κοινωνικοποιούνται οι εργαζόμενοι. Η ομάδα σας που εργάζεται εξ’ αποστάσεως δεν πρέπει ποτέ να αισθάνεται ξένη.
7. Οργανώστε κατ’ ιδίαν συναντήσεις
Ένα από τα βασικά επιχειρήματα που υπάρχουν ενάντια στην εξ’ αποστάσεως εργασία είναι αυτό της εμπιστοσύνης της διοίκησης: σύμφωνα με τη λογική της “διαχείρισης υπό στενή παρακολούθηση”, το 54% δηλώνει ότι η διοίκηση μιας εταιρίας ανησυχεί για το πώς μπορεί να ξοδεύουν το χρόνο τους οι εργαζόμενοι εξ’ αποστάσεως. Κανονίστε συχνές κατ’ ιδίαν συναντήσεις με το διευθυντή σας, δώστε άμεσα αναφορές ώστε να ελέγχεται η παραγωγικότητά σας, δώστε γραπτές αναφορές επιτευγμάτων, ακούστε την ανατροφοδότηση και καθορίστε τους στόχους σας για το επόμενο διάστημα.
