Η SAP ανακοίνωσε πρόσφατα τις νέες και αναβαθμισμένες εφαρμογές του SAP SuccessFactors HCM Suite, ώστε να διευκολύνει τα στελέχη του HR ανά τον κόσμο να συμμορφωθούν με τους νέους κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Ο νέος κανονισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την προστασία δεδομένων (GDPR) αναμένεται να τεθεί σε εφαρμογή από τις 25 Μαΐου, ενώ σε συνδυασμό με τις ήδη υπάρχουσες προηγμένες δυνατότητες προστασίας προσωπικών δεδομένων που παρέχει το SAP SuccessFactors, οι πελάτες της SAP θα έχουν τη δυνατότητα να διαχειρίζονται με μεγαλύτερη ευκολία τα προσωπικά δεδομένα.
«Δεσμευόμαστε να βοηθήσουμε τους πελάτες μας να τηρήσουν τους κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων καθώς και να διαφυλάξουν το απόρρητο, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα των δεδομένων τους στην σύγχρονη εποχή, η οποία διέπεται από πλήθος κανονισμών», δήλωσε ο Πρόεδρος SAP SuccessFactors, Greg Tomb. «Έχουμε ανταποκριθεί αποτελεσματικά σε προηγούμενους κανονισμούς, ενισχύοντας τις λειτουργίες των κέντρων δεδομένων σε χώρες όπως η Ρωσία και η Βραζιλία. Τώρα, με το GDPR στον ορίζοντα, υποστηρίζουμε τις προσπάθειες των πελατών μας για συμμόρφωση με τον κανονισμό, παρέχοντάς τους εργαλεία που όχι μόνο θα τους βοηθήσουν να είναι καθ’ όλα νόμιμοι , αποφεύγοντας έτσι τις απώλειες για την επιχείρησή τους και την επιβολή προστίμων , αλλά και βελτιώνοντας τον τρόπο διακυβέρνησης/διοίκησης της εταιρείας τους. Το πιο σημαντικό είναι πως βοηθάμε τους οργανισμούς να δημιουργήσουν προστιθέμενη αξία για τις επιχειρήσεις τους, κερδίζοντας και διατηρώντας την εμπιστοσύνη τόσο των εργαζομένων τους , όσο και των υποψηφίων υπαλλήλων τους».
Με την ενίσχυση των υφιστάμενων εφαρμογών και την προσθήκη νέων δυνατοτήτων, οι λύσεις που προσφέρει το SAP SuccessFactors είναι σε θέση να υποστηρίξουν τις ενέργειες των πελατών για ορθό χειρισμό και προστασία των ευαίσθητων δεδομένων των εργαζομένων, των υποψηφίων και των πελατών τους. Οι νέες αναβαθμίσεις περιλαμβάνουν μια πληθώρα λειτουργιών που έχουν σχεδιαστεί για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, είτε ο ενδιαφερόμενος παραμένει στην εταιρεία, είτε όχι:
- Consent management (Διαχείριση Συναίνεσης) - Ορισμένοι νόμοι περί προστασίας προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου και του GDPR, απαιτούν από τις εταιρείες να λαμβάνουν ρητή συγκατάθεση για την αποθήκευση ή την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Αυτή η νέα λειτουργία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλο το φάσμα της διαδικασίας συναίνεσης για τη διαμόρφωση και διαχείριση των δηλώσεων συγκατάθεσης (consent statement) καθώς και για το στάδιο της αποδοχής. Για παράδειγμα, οι υπεύθυνοι προσλήψεων μπορούν να διαμορφώνουν τις δηλώσεις συγκατάθεσης σε όλες τις επίσημες γλώσσες λειτουργίας μιας εταιρείας και να ζητούν από τους υποψηφίους να αποδεχθούν τη δήλωση συγκατάθεσης προτού υποβάλουν αίτηση για κάποια θέση.
- Data blocking (Αποκλεισμός δεδομένων) – Η συγκεκριμένη λειτουργία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να περιορίσει την πρόσβαση σε παλαιότερα προσωπικά δεδομένα, εντός βέβαια της περιόδου διατήρησης των δεδομένων, ενώ, παράλληλα, επιτρέπει την πρόσβαση σε έναν μόνο χρήστη, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε άλλους. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος του Κέντρου Εξυπηρέτησης Πελατών που διαχειρίζεται αιτήματα υπαλλήλων, ενδέχεται να χρειαστεί να δει τα δεδομένα των υπαλλήλων μόνο για χρονικό διάστημα ενός έτους, ενώ ένα στέλεχος HR ενδέχεται να χρειαστεί πρόσβαση σε όλο το ιστορικό του υπαλλήλου.
- Data subject info reporting - Οι επιχειρήσεις αποθηκεύουν όλα τα είδη προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων τους καθώς και των υποψήφιων υπαλλήλων, από πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνση τους μέχρι και πληροφορίες σχετικά με την υγεία τους και τα αποτελέσματα των επαγγελματικών αξιολογήσεων τους. Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στους πελάτες μας να δημιουργούν έναν συνολικό απολογισμό όλων των προσωπικών δεδομένων ενός ατόμου που είναι διαθέσιμα στις λύσεις SAP SuccessFactors που χρησιμοποιούν. Η λειτουργία, υποστηρίζει και διευκολύνει το δικαίωμα όλων στην πληροφόρηση, καθώς επιτρέπει στους χρήστες να γνωρίζουν ποια προσωπικά δεδομένα τους αποθηκεύονται ανά πάσα στιγμή.
- Data purge («Καθαρισμός» δεδομένων) – Ο όγκος των προσωπικών δεδομένων που αποθηκεύονται και επεξεργάζονται από έναν οργανισμό είναι σημαντικός. Η διατήρηση, όμως, αυτών των δεδομένων για περισσότερο διάστημα από ό, τι απαιτείται για επιχειρηματικούς σκοπούς αυξάνει τον κίνδυνο της μη-συμμόρφωσης με τον κανονισμό και συνιστά παραβίαση δεδομένων. Η οριστική διαγραφή δεδομένων όταν δεν συντρέχει πλέον νομικός λόγος για τη διατήρησή τους, αποτελεί απαίτηση ορισμένων κανονισμών περί προστασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του GDPR. Προκειμένου να συμμορφωθούν οι πελάτες μας, με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, στους κανόνες διατήρησης δεδομένων που ισχύουν σε ορισμένες χώρες , ή τομείς της βιομηχανίας, η λειτουργία αυτή τους επιτρέπει να καθορίζουν κανονισμούς διατήρησης δεδομένων ανά τοποθεσία, ώστε εν συνεχεία, να διαγράφουν μόνιμα τα δεδομένα, εντός του χρονικού πλαισίου που τίθεται στην εκάστοτε περιοχή.
Περισσότεροι από 6.400 πελάτες σε 193 χώρες βασίζονται στις κορυφαίες λύσεις που παρέχει το SAP SuccessFactors ώστε να υποστηρίξουν, με τα κατάλληλα εργαλεία, την προσπάθειά τους να συμμορφωθούν με τις παγκόσμιες και τοπικές απαιτήσεις περί προστασίας δεδομένων, όπως ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR), αλλά και να ενισχύσουν την προσέλκυση, την εξέλιξη και τη διατήρηση αξιόλογου ανθρώπινου δυναμικού - αξιοποιώντας στο έπακρο τις δυνατότητές τους και εμπλέκοντάς τους ουσιαστικά στο σκοπό και την αποστολή της εταιρείας. Γιατί ο σκοπός είναι αυτός που δίνει κίνητρο στους ανθρώπους να εξελιχθούν, και οι άνθρωποι είναι αυτοί που ορίζουν την αποδοτικότητα της εκάστοτε εταιρείας.
